Esta herramienta de Word nos sirve para poder enviar la misma carta con datos personales de cada uno de los contactos a quien necesitemos mandar ese documento.
Se usa en las tiendas departamentales para hacer sentir al cliente parte de la familia de la tienda, en ocasiones en los bancos con el mismo propósito. También se les llama cartas personalizadas ya que en ellas se habla de forma informal con el destinatario.
Para realizar este procedimiento en Word, vamos a necesitar 3 tipos diferentes de documentos.
1. El primero es un documento con la CARTA MODELO donde tendremos
Un machote que contará con los CAMPOS que se usarán (los datos que
Vamos a combinar) es decir el nombre genérico de cada uno de los datos.
Si tenemos NORMA por ejemplo, ese es el NOMBRE.
2. El segundo documento es una BASE DE DATOS donde pondremos
Todos los datos que necesitamos, si queremos mandar la misma carta
A 10, 15, 20, ó 100 personas no importa, los datos de la cantidad de
Destinatarios estarán aquí.
3. El tercero es el DOCUMENTO COMBINADO que la máquina genera
Para nosotros, sin embargo este es virtual y se conservará hasta
Que le asignemos un nombre nuevo.
Explicación de la versión 2000
Como se ve en la imagen se encuentra en herramientas y también podemos personalizar sobres y etiquetas, generando tantos como personas tengamos como destinatarios.
PASO 1
Escribir la carta modelo que deseamos, en un inicio sustituyendo el nombre de la persona por el letrero NOMBRE y así sucesivamente.
EJEMPLO:
Amigo FULANO.
Me dio gusto saber de ti, estoy verificando tu dirección, ¿sigue siendo
CALLE NUM EXT NUMINT
COLONIA CODIGO
CIUDAD ESTADO
Como parte de nuestra generación te estoy invitando al baile anual donde veras casi seguro a tus mejores amigos SUTANO y MENGANO
Este se llevará a cabo en LUGAR
El día FECHA
Desde las HORA
Saludos de tu Alma Mater ALMA MATER
En este caso se está resaltando todos los datos que serán personalizados.
Como se ve en la figura, esta es la ventana nueva que se despliega a la derecha de nuestro documento, es un ayudante para combinar correspondencia.
Lo que hace es preguntarnos que deseamos hacer, en nuestro caso deseamos escribir una
CARTA
Pedimos ahora el siguiente paso.
Que es seleccionar los tipos de documento.
Tenemos tres opciones.
- usar el documento actual (el que está activo)
- Una plantilla (un documento que previamente se hizo para trabajar).
- un documento que podemos tener guardado y que hicimos previamente.
- usar una lista existente. (En caso que tengamos una base de datos previa con todos los datos necesarios para trabajar.
- Seleccionar de los contactos de Outlook, para mandarles correos personalizados.
- Escribir una lista nueva.
Si es la primera vez que realizamos este ejercicio, por supuesto no tenemos lista de datos. Así que lo que hacemos es elegir la opción 3.
Primero necesitamos saber que es una base de datos.
Cuando elegimos escribir una lista nueva nos pide CREAR. Elegimos y entonces despliega una ventana.
La lista que nos despliega contiene muchos campos que pueden ser usados en una carta formal en ocasiones.
1. titulo
2. nombre
3. apellidos
4. nombre de la organización
5. campo de dirección 1
6. campo de dirección 2
7. ciudad
8. provincia o estado
9. código postal
10. país
11. teléfono privado
12. teléfono del trabajo
13. dirección de correo
Pedimos entonces personalizar y vamos eliminando los campos que no necesitamos y añadiendo los que necesitamos.
En este caso lo que necesitamos, de acuerdo a nuestra carta es:
1. nombre
2. calle
3. numero exterior
4. numero interior
5. colonia
6. código
7. ciudad
8. estado
9. amigo1
10. amigo2
11. lugar
12. fecha
13. hora
14. alma mater
Finalmente llenamos los datos de cada registro para llenar nuestra base de datos con toda la información de todos los exalumnos.
Al terminar de llenar el primer registro pedimos nueva entrada.
Al terminar de los registros le pedimos cerrar.
En ese momento se despliega una ventana donde nos pide el nombre para guardar la base de datos.
La guardamos como BASE DE DATOS.
La máquina te pide entonces que le des un lugar en donde pondrá el SEGUNDO DOCUMENTO.
Este será la BASE DE DATOS, debes localizarla de modo que después la puedas encontrar fácilmente.
Finalmente, nos muestra todos nuestros destinatarios de la correspondencia, le pedimos aceptar y podemos continuar con el siguiente paso
En este siguiente paso, necesitamos elegir la opción de MAS ELEMENTOS para ver todos los campos que incluimos en nuestra base de datos e insertarlos en la carta, donde sustituirán a los nombres que habíamos puesto y que verás resaltados con otro color en la práctica.
Seleccionar el nombre FULANO y pedir mas elementos, entonces seleccionar el botón insertar .
Repetir el procedimiento con cada uno de los campos de combinación de la carta.
Una vez realizado este proceso, la carta quedara como sigue.
Pedimos ahora el paso 5 que es la vista previa de las cartas.
Eso nos dará la vista de cada uno de los destinatarios, para ver como quedó finalmente nuestra carta ya combinada.
Como se ve en la siguiente figura, los datos han sido incluidos en la carta, podemos todavía eliminar a alguien de la lista y realizar algunas modificaciones
El último paso es completar la combinación
Combinar todos los registros y le cambiamos nombre al documento que contiene todas las cartas que hicimos, eso hace que este documento sea totalmente independiente de la carta modelo y de la base de datos.
Tanto la carta modelo como la base de datos son reutilizables para una nueva combinación.
Una base de datos son un conjunto de datos que han sido convertidos en información ya que tuvieron un procesamiento con algún objetivo específico.
Normalmente el formato mas sencillo de base de datos resulta una TABLA.
En una tabla tenemos filas ( REGISTROS) y columnas (CAMPOS)
Ejemplo:
CLAVE
|
NOMBRE
|
APELLIDO
|
TELEFONO
|
237654
|
Juanita
|
Banana
|
2541 2514
|
654326
|
Pedro
|
Plátano
|
2578 3589
|
En el caso de esta pequeña tabla, tenemos los nombres de cuatro campos.
- clave
- nombre
- apellido
- teléfono
y los datos de las columnas son del mismo tipo, ya sea números o textos, en este caso nombres y apellidos.
Los registros o filas son entonces todos los datos pertenecientes a la clase 237654 que son Juanita Banana con teléfono 2541 2514.
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